Bí quyết tìm việc làm trợ lý tại hồ chí minh lương cao

93 Lượt xem

Trợ lý hiện tại đang là một công việc khá hấp dẫn và thu hút. Đây là một trong những ngành nghề mà nhiều ứng viên lựa chọn và thường nghĩ đến đầu tiên trong con đường tìm kiếm công việc của mình. Nhưng đây cũng là một công việc đòi hỏi khá nhiều kiến thức và kỹ năng. Vậy bí quyết làm thế nào để có thể tìm được việc làm trợ lý tại hồ chí minh có mức lương cao?

Trợ lý là gì?

việc làm trợ lý tại hồ chí minh 1

- Trợ lý là người làm việc trực tiếp và hỗ trợ một hoặc nhiều nhấn sự cấp cao, có thể là tổng giám đốc, chủ tịch, giám đốc chi nhánh, hoặc các trình độ tương đương trong một tổ chức doanh nghiệp. Nhiệm vụ của người trợ lý có thể bao gồm trực tiếp giám sát và đánh giá nhân viên, là cầu nối giữa nhân viên và giám đốc, đồng thời thực hiện các chỉ đạo công việc khi người giám đốc không có mặt tại công ty. 

- Một thư ký, thường được gọi là trợ lý cá nhân hoặc trợ lý hành chính, có nhiều nhiệm vụ hành chính, trách nhiệm để thiết lập nhiều kỹ năng hơn như làm chủ các ứng dụng Microsoft Office; Word, PowerPoint và Excel để đặt tên cho một số ít.

- Các nhiệm vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào tính chất của công ty hoặc tổ chức, và có thể bao gồm quản lý ngân sách, kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách truy cập, duy trì trang web, sắp xếp chuyến đi và chuẩn bị báo cáo chi phí.

- Các thư ký cũng có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính của việc tổ chức một cuộc họp hoặc cuộc họp cấp cao và có trách nhiệm sắp xếp bữa ăn trưa cho bữa ăn trưa. Thường thì các giám đốc điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của họ lấy biên bản tại các cuộc họp và chuẩn bị các tài liệu họp để xem xét. Ngoài các biên bản, thư ký có thể chịu trách nhiệm giữ tất cả hồ sơ chính thức của công ty hoặc tổ chức.

Những yếu tố cần có của nghề trợ lý: 

- Kỹ năng chuyên môn yêu cầu cực kỳ cao: 

việc làm trợ lý tại hồ chí minh 2

Một công ty chuyên kinh doanh xuất khẩu sang thị trường nước ngoài tuyển vị trí trợ lý giám đốc khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu: Tốt nghiệp ngành tài chính quốc tế, trên 2 năm kinh nghiệm về công việc có liên quan, tiếng Anh lưu loát và am hiểu về thị trường thế giới. Bên cạnh đó cần có tính năng động, tự tin, phán đoán nhanh và nhất là có khả năng tham mưu.

Môi trường làm việc của các trợ lý luôn vận động nên nhất thiết họ phải có khả năng chịu được áp lực công việc cao, làm việc độc lập và thường xuyên đi công tác. Tất cả những yếu tố trên nếu được vận dụng bằng chính lòng say mê, nỗ lực tìm tòi học hỏi và có tâm huyết với nghề sẽ mang lại nhiều cơ hội thành công hơn. Nhiều công ty mở rộng kinh doanh hiện đang rất cần có trợ lý hội đủ tài năng. Họ sẵn sàng chi mức lương hấp dẫn để thu hút nhân tài.

- Là một trợ lý riêng bạn phải là người giao tiếp tốt, làm việc hiệu quả và luôn giữ được bình tĩnh trong mọi tình huống. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn đã giải quyết những khó khăn trong cuộc sống của bạn như thế nào. Bạn là người dễ nổi nóng hay là người biết suy nghĩ trước mỗi hành động?

- Một trợ lý riêng thành công là người có khả năng sống giữa sự giàu có và nổi tiếng mà không hề bị tác động. Ngoại hình, các kỹ năng thích hợp và cả khiếu thời trang cũng là những nhân tố quan trọng để tạo nên một trợ lý giỏi.

- Ngoài ra bạn cần có những kỹ năng như thương thuyết giỏi, biết lắng nghe, biết tổ chức công việc, giải quyết nhanh chóng khi có vấn đề nảy sinh bất ngờ và biết giữ bí mật (tự nhận biết những thông tin nào của sếp cần và nên được giữ kín).

- Cần có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực cao trong công việc. 

- Có sự nhạy bén linh hoạt, luôn giữ được cảm xúc ổn định trong công việc

- Cần phải có một sức khỏe tốt và ổn định để có thể di chuyển liên tục, đảm bảo hoàn thành tốt công việc cho những chuyến công tác.

Những cơ hội phát triển của nghề trợ lý giám đốc:

việc làm trợ lý tại hồ chí minh 3

Trợ lý giám đốc là vị trí “dưới một người và trên vạn người”, hằng ngày theo dõi, giám sát và nắm toàn bộ tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, người trợ lý luôn bên cạnh vị Sếp của mình, tiếp xúc, học hỏi và cùng làm việc với sếp. Vậy có thể nói đây là một môi trường đào tạo gần như “tuyệt hảo” dành cho người trợ lý để được chia sẻ, được học hỏi, được trải nghiệm, được chiêm nghiệm cùng giám đốc mà không vị trí nào trong công ty có được. Đây cũng chính là cơ hội, là con đường ngắn nhất để thăng tiến lên một vị trí cao hơn, vị trí C.E.O.

Khi bạn học bất kỳ nghành nghề hay lĩnh vực nào, mà thấy đam mê nghề trợ lý giám đốc hoặc nghề trợ lý tổng giám đốc thì đừng chần chừ thêm giây phút nào mà hãy mạnh dạn trải nghiệm, bạn sẽ thấy nó đầy thử thách nhưng đầy trí tuệ!

1. Công việc trợ lý nói dễ thì rất dễ, nói khó thì rất khó: Dễ là vì các bạn có rất nhiều cơ hội để bắt đầu nghề này với những nơi yêu cầu đơn giản, chấp nhận đào tạo dần. Khó là vì để làm tròn vai được "trợ lý" mà các sếp mong muốn thì bạn cũng chính là "người bạn" cùng chia sẻ gánh vác, tham mưu cố vấn cho các sếp rồi.

2. Công việc trợ lý là con đường ngắn nhất để trở thành sếp: Đúng vậy, nếu khi ra trường, bạn bắt đầu với nghề này luôn và đủ năng lực theo đuổi nó, đến lúc tròn vài, bạn dễ dàng được điều chuyển thành "Phó" hoặc "Sếp" phụ trách mảng nào đó theo thế mạnh, hoặc Phó của người đứng đầu công ty luôn ạ

3. Công việc trợ lý mang đến cơ hội học việc quản lý với mức lương cao: Bạn có thể khởi đầu nghề này với mức lương khiêm tốn 5-7tr, nhưng tôi chắc chắn 1 điều nếu bạn qua được giai đoạn đầu, mức tăng lương của vị trí này luôn luôn cao hơn các vị trí khác ở tổ chức. Trong thời gian đó, bạn luôn được tiếp xúc và làm việc cùng các nhà lãnh đạo, quản lý đã thành công, có được những mối quan hệ mà dùng tiền chưa chắc đã mua được, bạn học được rất nhiều từ họ ngày qua ngày đấy.

Làm thế nào để có thể trở thành một trợ lý riêng?

việc làm trợ lý tại hồ chí minh 4

- Giờ bạn cũng đã có những khái niệm và yêu cầu nhất định về nghề này, vậy hãy bắt đầu ngay từ bây giờ để liệt kê ra những đặc điểm bạn đã có và chưa có. Ngoài ra bạn cần bổ sung và cập nhật kiến thức cho bản thân trong nhiều lĩnh vực vì nó sẽ rất có ích cho công việc sau này.

- Bạn nên trau dồi những kỹ năng mà bạn sẽ dùng để tạo ấn tượng với những người nổi tiếng và giàu có(những sếp tương lai) này như là kỹ năng tổ chức sự kiện, quản lý thời gian hiệu quả hay thậm chí là kỹ năng ghi nhớ nhanh.

- Bạn phải là người giỏi công nghệ, từ những vật dụng thông thường như điện thoại di động, máy tính đến những thiết bị an ninh cao cấp hơn. Bạn cũng cần tăng kiến thức xã hội của bản thân bằng việc đọc thường xuyên các loại sách báo, tạp chí hay đề cập đến cuộc sống của những người này.

Người trợ lý cần phải làm  gì để có thể giúp cho giám đốc thành công?

- Hiểu được thói quen, nhịp độ làm việc trong một ngày của giám đốc:

Trợ lý giám đốc cần biết sếp của mình làm việc hiệu quả nhất vào thời gian nào trong ngày. Sếp thường minh mẫn vào buổi sáng hay tập trung hơn vào buổi chiều? Thời gian nào trong ngày bạn thường xuyên thấy sếp mệt mỏi? Để biết được điều này thì hãy để ý khi nào họ cần đến cà phê. Khi bạn biết được thói quen, nhịp độ làm việc của sếp, bạn sẽ biết cách sắp xếp lịch làm việc của sếp cho phù hợp, khi nào thì nên xếp lịch họp cho họ, khi nào thì nên để họ có thời gian nghỉ ngơi hoặc làm những công việc khác. Sắp xếp thời gian, công việc hợp lý, tránh làm gián đoạn nhịp độ làm việc của sếp chính là giúp cho họ làm việc hiệu quả hơn.

- Luôn luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho sếp:

Đừng bao giờ để sếp của bạn rơi vào trạng thái bị động về thông tin, khi mà những chuyện nói ra họ hoàn toàn không hiểu gì, hoặc cảm thấy mơ hồ về những việc đang diễn ra trong công ty. Cho dù là vấn đề gì, trợ lý cũng nên tìm hiểu và xác thực thông tin đầy đủ để giám đốc có thể hiểu và ra quyết định đúng đắn. Việc cung cấp thông tin cho giám đốc như thế nào cũng rất quan trọng. Hãy đưa đến cho sếp những thông tin mạch lạc và có tổ chức, chính bạn phải sắp xếp nó theo cách thuận lợi nhất, tốt nhất mà giám đốc có thể sử dụng. Bạn có thể tham khảo thêm về kỹ năng tổ chức thông tin dành cho trợ lý để biết phải làm điều đó như thế nào.

- Luôn luôn để mắt tới các nhiệm vụ:

Bạn có quản lý danh sách công việc hàng ngày của giám đốc không? Bạn có nắm được những mục tiêu mà giám đốc cần đạt được hay những việc họ cần hoàn thành trong ngày, trong tuần hay trong tháng không? Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể quản lý to-do list của giám đốc để biết chính xác những gì họ cần làm và nhắc nhở họ thực hiện. Nếu bạn nhận thấy giám đốc của mình đang có việc gấp, hãy sắp xếp thời gian để họ có thể xử lý việc đó, sắp xếp lại các cuộc họp, hạn chế tối đa những người có thể làm gián đoạn công việc của giám đốc cho tới khi họ làm xong việc. Ngoài ra, nếu bạn có thể quản lý list của giám đốc, bạn còn có thể giúp họ bằng cách thực hiện những công việc mà họ không cần thiết phải nhúng tay vào.

- Quản lý uy tín và danh tiếng của công ty:

Khi bắt đầu làm việc với giám đốc, bạn cần tìm hiểu xem điểm yếu của họ là gì. Điều này không phải để phê bình hay soi mói, mà chính trợ lý phải là người tập trung làm tốt những điều mà giám đốc không làm được. Họ có trí nhớ không tốt, bạn phải là người nhắc nhở để họ không bị quên việc hay trễ giờ. Họ không giỏi trong việc sắp xếp tổ chức thời gian, Trợ lý sẽ là người giúp họ có lịch làm việc khoa học, hợp lý. Có những điểm yếu sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín cũng như công việc của giám đốc. Vì vậy, trợ lý phải là người bổ trợ cho những khuyết điểm đó để giám đốc có thể làm việc tốt hơn. Điều đó sẽ giúp bảo vệ, gia tăng uy tín của giám đốc trong công việc và góp phần đảm bảo cho sự thành công của họ. 

Với những thông tin hữu ích trên đây, các bạn đã có được cái nhìn đa chiều hơn về việc làm trợ lý tại hồ chí minh. Chúc các bạn sớm tìm được công việc ưng ý và luôn thành công trong cuộc sống!